Hoe dien ik een octrooiaanvraag in?

Een octrooiaanvraag indienen doe je door een gedetailleerde beschrijving van je uitvinding op te stellen, octrooiconclusies te formuleren en deze in te dienen bij het Octrooicentrum Nederland (voor een nationaal octrooi) of het Europees Octrooibureau (voor Europese bescherming). Dit klinkt eenvoudig, maar de kwaliteit van de aanvraag bepaalt in grote mate hoe sterk je octrooi — of patent — uiteindelijk is. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het aanvragen van een octrooi, van voorbereiding tot kosten.

Wat heb je nodig voordat je een octrooiaanvraag indient?

Voordat je een octrooi aanvraagt, heb je een duidelijke en volledige beschrijving van je uitvinding nodig. Een werkend prototype is daarvoor niet vereist: een voldoende uitgewerkt concept kan genoeg zijn. Wel moet je kunnen aantonen dat de uitvinding nieuw is, en je mag de uitvinding nog niet openbaar hebben gemaakt. Publiceer je de uitvinding vóór de aanvraag zonder dat geheimhouding schriftelijk is vastgelegd, dan is de uitvinding in principe juridisch niet meer nieuw en daarmee niet meer octrooieerbaar.

Concreet betekent dit dat je het volgende op orde moet hebben:

Een gedetailleerde technische beschrijving van hoe de uitvinding werkt
Tekeningen of schema’s die de werking visueel ondersteunen
Octrooiconclusies die de grenzen van je bescherming bepalen
Een nieuwheidsonderzoek of in ieder geval een eigen zoektocht naar bestaande octrooien en publicaties
Bewijs van uitvinderschap, zodat duidelijk is wie de uitvinder is en wie de rechten bezit

Het is ook verstandig om intern geheimhouding te waarborgen. Bespreek de uitvinding alleen met medewerkers of investeerders die vooraf een schriftelijke geheimhoudingsovereenkomst hebben getekend. Zo bescherm je de nieuwheid van je uitvinding totdat de aanvraag is ingediend. Dien bij voorkeur zo vroeg mogelijk een initiële aanvraag in, zodat je een prioriteitsdatum vastlegt voordat je de uitvinding met derden bespreekt.

Hoe verloopt de octrooiprocedure stap voor stap?

De octrooiprocedure verloopt in grote lijnen via vijf stappen: opstellen van de aanvraag, indienen bij de bevoegde instantie, nieuwheids- en octrooieerbaarheidsonderzoek, verlening of afwijzing, en onderhoud. Afhankelijk van de gekozen route en het land kan de procedure meerdere jaren in beslag nemen.

Opstellen van de aanvraag: Je formuleert de beschrijving, conclusies en eventuele tekeningen. Dit is de meest bepalende stap voor de kwaliteit van je octrooi.
Indienen: De aanvraag gaat naar Octrooicentrum Nederland of het Europees Octrooibureau (EOB). De indieningsdatum is direct je prioriteitsdatum.
Nieuwheidsonderzoek: De octrooi-instantie onderzoekt of de uitvinding nieuw is en inventiviteit bezit ten opzichte van de stand van de techniek.
Verleningsprocedure: Op basis van het onderzoek ontvang je opmerkingen en kun je je aanvraag aanpassen. Na goedkeuring wordt het octrooi verleend.
Onderhoud: Zowel tijdens een lopende aanvraag als na verlening betaal je jaartaksen om het octrooi actief te houden. Deze taksen verschillen per land en zijn niet overal op dezelfde datum verschuldigd.

Bij een Europese aanvraag volgt na verlening ook nog een validatiestap per land, waarbij je bepaalt in welke landen het octrooi van kracht wordt. Bepaal vooraf in welke landen bescherming commercieel zinvol is, zodat je validatiekosten gericht inzet.

Wat is het verschil tussen een nationaal, Europees en unitair octrooi?

Er zijn meerdere routes om je uitvinding te beschermen, elk met een eigen territoriale werking en kostenstructuur:

Nederlands octrooi: snel en relatief goedkoop, maar biedt alleen bescherming in Nederland.
Europees octrooi: één aanvraag bij het EOB, waarna het octrooi na verlening in afzonderlijke landen kan worden gevalideerd. Het octrooi is dus niet automatisch in heel Europa geldig, maar biedt wel één gecentraliseerde aanvraagprocedure.
Unitair octrooi: een optie die je kunt kiezen nádat een Europees octrooi is verleend. Het unitair octrooi is geldig in de aangesloten EU-landen zonder dat je per land afzonderlijk hoeft te valideren.
Internationale aanvraag (PCT): houdt de mogelijkheid open om later ook buiten Europa bescherming aan te vragen, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten, China of Japan, en geeft extra tijd voor het maken van landenkeuzes. Dit is met name nuttig als je buiten Europa markten wilt bedienen.

Voor Nederlandse bedrijven die alleen op de thuismarkt actief zijn, kan een nationaal octrooi voldoende zijn. Opereer je internationaal, dan is het verstandig de verschillende routes vroeg in het proces af te wegen met een octrooigemachtigde.

Hoe lang duurt het om een octrooi te krijgen?

Het verkrijgen van een octrooi duurt gemiddeld drie tot vijf jaar, afhankelijk van de gekozen route en de complexiteit van de uitvinding. Een nationaal Nederlands octrooi kan sneller worden verleend, soms binnen anderhalf tot twee jaar. Een Europees octrooi duurt doorgaans langer vanwege de uitgebreidere onderzoeksprocedure.

Wel geldt vanaf de indieningsdatum al bescherming op basis van de prioriteitsdatum. Dit betekent dat derden die na jouw indieningsdatum een vergelijkbare uitvinding op de markt brengen, in principe geen geldig octrooi kunnen verkrijgen op dezelfde uitvinding. Zij kunnen later alsnog aansprakelijk worden gesteld voor inbreuk, ook als het octrooi op dat moment nog niet is verleend.

Wil je sneller zekerheid, dan kun je in sommige gevallen een versnelde procedure aanvragen. Dit is mogelijk als er sprake is van een commercieel urgent belang of als een inbreukzaak dreigt.

Wat kost een octrooiaanvraag in Nederland?

De kosten voor een octrooiaanvraag bestaan uit verschillende onderdelen. Het is belangrijk deze van elkaar te onderscheiden, omdat ze op verschillende momenten in de procedure verschuldigd zijn. De onderstaande bedragen zijn indicatief en geen vaste prijzen.

Opstellen en indienen: De kosten voor het opstellen van een octrooiaanvraag door een gemachtigde variëren sterk per complexiteit. Voor een eerste aanvraag kun je als indicatie denken aan enkele duizenden euro’s.
Officiële indieningstaksen: De indieningstaks bij Octrooicentrum Nederland bedraagt enkele honderden euro’s. Bij het EOB liggen de officiële taksen aanzienlijk hoger.
Kosten tijdens de verleningsprocedure: Communicatie met de octrooi-instantie, het beantwoorden van opmerkingen en eventuele aanpassingen van de aanvraag brengen extra kosten voor begeleiding met zich mee.
Validatiekosten per land: Na verlening van een Europees octrooi betaal je per land validatiekosten, inclusief eventuele vertaalkosten. Deze lopen snel op als je in meerdere landen valideert.
Jaartaksen voor een octrooi: Zowel tijdens een lopende aanvraag als na verlening zijn jaartaksen verschuldigd. Deze verschillen per land en per jaar. In veel landen geldt de verjaardag van de indieningsdatum als betaalmoment, of het einde van de maand waarin die datum valt. Na de reguliere betalingstermijn geldt vaak nog een periode van circa zes maanden met een toeslag. De Verenigde Staten kennen een afwijkend schema met onderhoudstaksen die pas na verlening verschuldigd zijn.
Administratiekosten van een gemachtigde: Voor het bewaken van vervaldata en het administratief afhandelen van taksen rekenen gemachtigden doorgaans afzonderlijke kosten.

Als totaalbudget voor de eerste twee jaar van een gemiddeld internationaal gericht traject kun je als indicatie rekenen op circa €10.000 tot €15.000. Een volledig Europees traject inclusief verlening en validatie in meerdere landen kan over de gehele looptijd aanzienlijk hoger uitvallen. Beoordeel periodiek of de commerciële waarde van een octrooi de voortlopende jaartaksen nog rechtvaardigt.

Wanneer schakel je een octrooigemachtigde in?

Je schakelt een octrooigemachtigde het beste zo vroeg mogelijk in, bij voorkeur nog vóór je de uitvinding ergens bespreekt of publiceert. Een octrooigemachtigde helpt je om de uitvinding op de juiste manier te beschrijven, de conclusies zo breed mogelijk te formuleren en fouten te vermijden die later niet meer te herstellen zijn.

Technisch gezien kun je als individu of bedrijf zelf een octrooiaanvraag indienen bij Octrooicentrum Nederland. In de praktijk is dit echter riskant. Octrooiconclusies die te smal zijn geformuleerd, bieden weinig bescherming. Conclusies die te breed zijn, worden afgewezen. Een ervaren octrooigemachtigde vindt de juiste balans en voert ook de communicatie met de octrooi-instantie namens jou.

Bij Europese aanvragen is vertegenwoordiging door een erkende Europese octrooigemachtigde verplicht voor bedrijven die niet in een EOB-lidstaat gevestigd zijn. Voor Nederlandse bedrijven is dit weliswaar niet verplicht, maar wel sterk aan te raden gezien de complexiteit van de procedure. Een octrooigemachtigde kan je ook adviseren over het monitoren van octrooiaanvragen van concurrenten, zodat je tijdig kunt reageren op relevante ontwikkelingen in jouw technologiegebied.

Hoe wij je helpen bij het aanvragen van een octrooi

Wij begeleiden je bij het volledige traject van octrooi aanvragen, van het eerste gesprek over je uitvinding tot de verlening en het beheer van je octrooiportfolio. Wat wij voor je doen:

Opstellen en indienen van nationale, Europese en internationale aanvragen, inclusief het voeren van correspondentie met de betrokken octrooi-instanties
Begeleiden van verleningsprocedures, inclusief de communicatie met de octrooi-instantie gedurende het gehele traject
Adviseren over landenkeuzes en validatie van Europese octrooien in de landen die voor jouw markt relevant zijn
Bewaken van vervaldata en administratief afhandelen van jaartaksen, zodat je octrooi actief blijft
Identificeren van relevante octrooiaanvragen van concurrenten via de Innovation Monitor
Adviseren over portfoliobeheer en handhaving bij inbreuk

Met meer dan 40 jaar gecombineerde ervaring, ISO 9001-certificering en een team van gespecialiseerde octrooigemachtigden in mechanica, informatietechnologie en (bio)chemie staan wij klaar om jouw innovatie te beschermen. Neem contact op en bespreek vrijblijvend hoe wij jou kunnen helpen.