Na het indienen van een octrooiaanvraag start een gestructureerde procedure die doorgaans tussen de drie en vijf jaar duurt, afhankelijk van het type aanvraag en de bevoegde octrooi-instantie. De aanvrager doorloopt achtereenvolgens een nieuwheidsonderzoek, een publicatiefase en een inhoudelijke onderzoeksfase voordat een octrooi — of patent — al dan niet wordt verleend. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over alles wat na het octrooi aanvragen gebeurt.
Hoe lang duurt de octrooiprocedure na indiening?
De octrooiprocedure duurt na indiening gemiddeld drie tot vijf jaar. Bij een nationale aanvraag via het Octrooicentrum Nederland ligt de doorlooptijd doorgaans dichter bij drie jaar, terwijl een Europese aanvraag via het Europees Octrooibureau (EOB) vaak vier tot vijf jaar in beslag neemt. De exacte duur hangt af van de complexiteit van de uitvinding en hoe snel de aanvrager reageert op officiële mededelingen.
De procedure bestaat uit meerdere fasen: een formele controle direct na indiening, een nieuwheidsonderzoek, een publicatie en een inhoudelijke onderzoeksfase. Elke fase heeft vaste termijnen. Als een aanvrager traag reageert op een officieel schrijven of op bezwaren van de octrooigemachtigde, loopt de procedure op. Wie proactief en tijdig reageert, houdt de procedure zo kort mogelijk.
Het is ook mogelijk om een versnelde behandeling aan te vragen via programma’s zoals PPH (Patent Prosecution Highway), waarbij eerder positieve resultaten van een andere octrooi-instantie worden gebruikt om de procedure te versnellen. Dit kan de doorlooptijd aanzienlijk verkorten.
Wat is een nieuwheidsonderzoek en wanneer vindt het plaats?
Een nieuwheidsonderzoek is een systematische zoekactie waarbij de bevoegde octrooi-instantie bestaande publicaties, octrooien en andere bronnen doorzoekt om te beoordelen of de uitvinding nieuw en inventief is. Bij een Europese aanvraag voert het EOB dit onderzoek doorgaans uit binnen zes tot negen maanden na de indieningsdatum. Het resultaat is een zoekrapport met relevante documenten.
Het zoekrapport bevat verwijzingen naar eerder gepubliceerde documenten die de nieuwheid of inventiviteit van de uitvinding kunnen beïnvloeden. Elk document krijgt een categorie mee: een “X” betekent dat het document de uitvinding direct raakt, een “Y” dat het in combinatie met andere documenten relevant is, en een “A” dat het slechts als achtergrondinformatie geldt.
Samen met het zoekrapport ontvangt de aanvrager een voorlopige beoordeling van de octrooieerbaarheid. Op basis hiervan kan de aanvrager beslissen of het zinvol is de procedure voort te zetten, de conclusies aan te passen of de aanvraag in te trekken. Dit moment is dan ook een nuttige beslissingsfase in het traject.
Wat betekent het als een octrooi wordt gepubliceerd?
Publicatie van een octrooiaanvraag betekent dat de inhoud van de aanvraag openbaar wordt gemaakt, zodat iedereen de technische beschrijving en conclusies kan inzien. Dit gebeurt automatisch achttien maanden na de indieningsdatum of de prioriteitsdatum. Publicatie geeft de aanvraag geen rechtskracht, maar markeert het begin van een periode van voorlopige bescherming.
Vanaf de publicatiedatum is de uitvinding niet langer geheim. Concurrenten kunnen de aanvraag lezen en beoordelen of hun eigen activiteiten mogelijk inbreuk zouden maken op een toekomstig octrooi. Tegelijkertijd kunnen derde partijen relevante informatie aanleveren die de verlening kan beïnvloeden, of later een oppositie instellen bij het EOB dan wel een nationale nietigheidsprocedure starten.
Voorlopige bescherming houdt in dat als het octrooi uiteindelijk wordt verleend, de aanvrager met terugwerkende kracht aanspraak kan maken op schadevergoeding voor inbreuk die na de publicatiedatum heeft plaatsgevonden. Dit maakt publicatie een nuttig moment: de bescherming begint feitelijk al vóór de formele verlening.
Hoe werkt de onderzoeksfase en wat moet een aanvrager doen?
In de onderzoeksfase beoordeelt de octrooigemachtigde van de bevoegde octrooi-instantie inhoudelijk of de uitvinding voldoet aan de eisen van nieuwheid, inventiviteit en industriële toepasbaarheid. De aanvrager ontvangt een officieel schrijven met bezwaren of vragen, waarop hij binnen een gestelde termijn schriftelijk moet reageren. Dit is de meest actieve fase van de procedure voor de aanvrager.
Wat staat er in een officieel schrijven?
Een officieel schrijven bevat de bezwaren van de octrooigemachtigde van de octrooi-instantie, onderbouwd met verwijzingen naar het zoekrapport en de relevante documenten. Typische bezwaren gaan over een gebrek aan nieuwheid, onvoldoende inventiviteit of onduidelijke formuleringen in de conclusies. De aanvrager krijgt doorgaans twee tot vier maanden de tijd om te reageren.
Hoe reageer je effectief op bezwaren?
Een effectieve reactie bestaat uit twee onderdelen: argumenten waarom de uitvinding toch octrooieerbaar is, en eventuele aanpassingen van de conclusies om de bezwaren weg te nemen. Het is nuttig om de conclusies zo te formuleren dat ze de kern van de uitvinding beschermen zonder te breed of te smal te zijn. Een ervaren octrooigemachtigde helpt je om bezwaren strategisch te weerleggen en de kansen op verlening te maximaliseren.
Wat zijn de kosten na het indienen van een octrooiaanvraag?
Na het indienen van een octrooiaanvraag komen er verschillende officiële taksen en professionele kosten bij. Het is nuttig om onderscheid te maken tussen de verschillende kostenposten, zodat je geen verrassingen tegenkomt:
- Kosten voor opstellen en indienen: Dit zijn de honoraria van de octrooigemachtigde voor het opstellen van de aanvraag en de officiële indieningstaksen bij de bevoegde octrooi-instantie. Als indicatie kun je voor een eerste aanvraag rekenen op enkele duizenden euro’s.
- Kosten tijdens de verleningsprocedure: Denk aan onderzoekstaksen, aanvraagkosten en de honoraria van de octrooigemachtigde voor het beantwoorden van officiële schrijven en het aanpassen van conclusies. Voor een gemiddeld internationaal gericht traject bedragen de totale kosten in de eerste twee jaar indicatief circa €10.000 tot €15.000. Dit is een richtbedrag, geen vaste prijs.
- Validatiekosten per land: Na verlening van een Europees octrooi betaal je per land nationale taksen en in sommige landen ook vertaalkosten om het octrooi geldig te laten zijn.
- Jaartaksen voor een octrooi: Zowel tijdens de lopende aanvraag als na verlening zijn jaartaksen verschuldigd. Deze verschillen per land en zijn niet overal op dezelfde datum verschuldigd. Veel landen hanteren de verjaardag van de indieningsdatum of het einde van de maand waarin die datum valt. De Verenigde Staten kennen een afwijkend schema met onderhoudstaksen die pas na verlening worden geheven. Na de reguliere betalingstermijn geldt vaak nog een periode van circa zes maanden waarin betaling met een toeslag mogelijk is. Hoe langer een octrooi loopt, hoe hoger de jaartaksen doorgaans worden.
- Administratiekosten van een gemachtigde: Voor het bewaken van vervaldata en de administratieve afhandeling van jaartaksen brengt een octrooigemachtigde doorgaans afzonderlijke administratiekosten in rekening.
De kosten variëren verder sterk afhankelijk van het geografische traject dat je kiest:
- Nationaal octrooi (Nederland): Relatief lage officiële taksen, maar uitsluitend bescherming in Nederland.
- Europees octrooi (EOB): Hogere officiële taksen, maar na verlening kan het octrooi in afzonderlijke landen worden gevalideerd via één procedure. Een unitair octrooi is na verlening een aanvullende optie die geldig is in de aangesloten EU-landen.
- Internationale aanvraag (PCT): Hogere initiële kosten, maar deze route houdt de mogelijkheid open om later ook buiten Europa bescherming aan te vragen en geeft extra tijd voor de keuze van landen.
Het is verstandig om vooraf te bepalen in welke landen bescherming commercieel zinvol is, en om periodiek te beoordelen of de commerciële waarde van een octrooi de voortlopende jaartaksen nog rechtvaardigt. Als er meerdere houders of licentienemers zijn, is het aan te raden schriftelijk vast te leggen wie beslist over betaling, wie de betaling uitvoert en hoe de kosten worden verdeeld. In veel landen kan overigens iedere belanghebbende de jaartaks betalen; dit hoeft niet uitsluitend de geregistreerde octrooihouder te zijn.
Wat gebeurt er als een octrooi wordt verleend?
Als een octrooi wordt verleend, ontvang je een officieel verleningsbesluit en krijg je het exclusieve recht om de uitvinding commercieel te exploiteren voor een maximale periode van twintig jaar vanaf de indieningsdatum. Derden mogen de geoctrooieerde uitvinding zonder jouw toestemming niet produceren, verkopen of gebruiken. Je kunt het octrooi ook in licentie geven of verkopen.
Na verlening zijn er nog een aantal stappen te zetten:
- Validatie: Bij een Europees octrooi moet je het octrooi valideren in de landen waar je bescherming wilt. Dit betekent het betalen van nationale taksen en in sommige landen het indienen van een vertaling. Overweeg daarbij ook het unitaire octrooi als optie voor de aangesloten EU-landen.
- Instandhouding: Je betaalt jaartaksen voor een octrooi om het in stand te houden. Betaal je niet binnen de geldende termijn — en ook niet binnen de eventuele boetetermijn van circa zes maanden — dan vervalt het octrooi.
- Handhaving: Een octrooi beschermt je alleen als je ook actief optreedt tegen inbreuk. Je kunt inbreukmakers aanschrijven of juridische stappen ondernemen via de bevoegde rechter.
Na verlening begint een oppositieperiode van negen maanden na publicatie van de verlening, waarin derde partijen een oppositie kunnen instellen bij het EOB. Na afloop van die termijn is een nationale nietigheidsprocedure in beginsel nog steeds mogelijk; in Nederland verloopt deze via de rechtbank Den Haag. Afhankelijk van of het octrooi aan de bevoegdheid van het Unified Patent Court (UPC) is onderworpen, kan ook die weg openstaan. Het is nuttig om in de oppositieperiode alert te blijven op eventuele bezwaren en zo nodig verweer te voeren.
Hoe DOGIO je helpt bij de octrooiprocedure
De octrooiprocedure na indiening is lang, technisch en vraagt om consistente aandacht op elk moment. Wij begeleiden je bij elke stap van het traject, van het zoekrapport tot de uiteindelijke verlening en validatie. Wat we concreet voor je doen:
- We analyseren het nieuwheidsonderzoek en geven je een helder advies over de kansen op verlening.
- We stellen antwoorden op officiële schrijven op en passen conclusies strategisch aan om bezwaren weg te nemen.
- We adviseren over landenkeuzes en validatie van Europese octrooien via ons netwerk van lokale partners.
- We bewaken vervaldata voor jaartaksen en handelen deze administratief af, zodat je octrooi of aanvraag niet onbedoeld vervalt.
- We adviseren je over handhaving als derden inbreuk maken op jouw rechten.
- We identificeren relevante octrooiaanvragen van concurrenten via de Innovation Monitor.
Wil je weten wat wij voor jouw specifieke situatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste strategie voor jouw uitvinding.